办公事务审批登记

办公事务审批登记为相关管理人员对员工提出的办公申请进行审批和登记处理。

办公事务审批

• 员工通过在个人桌面上的工人工具中使用‘办公申请’功能提交相关的办公事务申请。
• 员工提交办公事务申请后，由相关的管理人员根据预先定义的审批流程使用本功能对员工申请进行相应的审批处理。审批人员只负责审批审批流程中与自己相关的申请单据。
• 目前可以在办公事务审批中进行的审批包括：请假申请、用款申请、报销申请、加班申请、用车申请、会议室申请、办公用品领用申请、办公用品采购申请、公务接待申请、车辆维修申请以及用户自定义的其它申请，所有这些申请都集中在一起进行审批。具体操作说明如下：
• 具有审批权限的员工可以通过功能菜单‘事务审批’进入办公事务审批页面，另一方面，可以通过点击个人桌面上‘需你审批的申请’链接进入办公事务审批页面。
• 进入办公事务审批页面后，将首先显示系统中所有需要您进行审批的各种办公事务申请的列表：

• 该页面由三个部分组成，页面上方是查询栏，您可以指定一些查询条件来对审批情况进行查询，可以使用的查询条件包括：
• 申请的起止日期；
• 申请的类别：包括所有类别、请假申请、加班申请、用车申请、会议室申请、办公用品领用申请、办公用品采购申请、公务接待申请和车辆维修申请
• 审批的状态：包括未审批、同意、不同意、和全部
• 您可以通过组合这些条件来进行查询，如果没有指定起止日期，将不对起止日期进行限制，默认进入本页面时显示的是所有您未审批的申请。
• 例如：您想查询一下所有您不同意的用车申请，只需要在两个列表中分别选中“用车”和“不同意”，然后点击后面的“查询”按钮，页面中将会显示所有的您审批不同意的用车申请，通过这种方式您可以组合出各种的查询条件来满足您的需要。
• 另外，在此区域中还有一个安那就按钮叫做“指定审批代理人”，它的功能是在您有事不能进行办公事务审批的时候，可以指定其他的员工来代替您进行办公事务审批。关于它的使用，后面我们会再详细进行讲解。
• 页面的中间是办公事务申请的列表，在列表中列出的是所有需要您审批或您已经审批过的申请。
• 列表中的每一行代表一个办公事务申请，并列出了该申请的一些基本信息。列表的最右边一栏显示的是您目前对该条办公事务申请的审批情况，可能是“未审”、“同意”或“不同意”之一。同时点击审批情况上面的链接可以进入审批页面进行审批或查看以前审批的信息，在后面我们会详细进行讲解。
• 页面的最下方是导航的区域，由于办公事务申请的数量可能较多，为了加快显示查询的速度，我们采用了分屏显示的方式，在此区域内您可以看见符合您目前查询条件的记录条数，以及当前所在的页数、总页数等信息。通过“首页”、“尾页”、“上一页”、“下一页”联接您可以方便的在页面中进行前后浏览。另外，您也可以在输入框中直接指定一个页数，然后点击“Go”按钮直接跳转到您指定的页。
• 办公事务审批列表页面的总体结构就是这些了，下面我们再来看看办公事务审批的审批页面。
• 在办公事务申请列表中点击任何一行最右边的审批状态栏中的链接都会进入办公事务审批页面，根据不同的办公事务申请和不同的审批状态，这个页面可能会稍有不同，但是总体上来说是一样的：

• 通常，页面的上部显示了该办公事务申请的一些基本信息，点击申请类别后面的详细信息联接则可以查看到该申请的具体内容，如果是用车申请，那么您还需要在详细信息显示页面输入用车的详细信息。
• 页面的中间部门显示了对该张申请的其他人的审批情况，自然您自己的审批意见没有在里面列出。上面的例子中由于没有其他的审批意见，所以列表里没有任何数据。
• 页面的下部是您输入审批信息的区域，包括：
• 审批意见输入框：在此您可以输入你的审批意见；
• 审批结果选择区域：对任何一张申请单据，您最多有5种可以选择的审批结果它们分别是：同意上交，同意终止，不同意上交，不同意终止和不同意退回。这些选项和审批路径设置的关系详见下表：

• 输入审批意见之后选择一个审批结果，然后点击确定即可完成审批过程
• 需要注意的是，如果在您审批之后，该办公申请已经被下一个审批人审批过或进行了办公事务登记的话您将不能修改您的审批意见，页面中的确定按钮将不会出现，将代替以返回按钮。除此之外您可随时修改您的审批意见和审批结果。
• 在办公事务审批中另一个重要的功能就是指定代理审批人，通过指定代理审批人可以在您因故不能审批时而由您指定的人员代您行使审批权限。您可以为不同的单据类别分别指定不同的代理审批人。这样就不至于因为您暂时有事而耽误单据审批的进行。
• 在办公事务申请审批列表页面上点击指定审批代理人按钮即可进入指定审批代理人页面：

• 在此页面中，列表显示了您为每种办公事务指定的审批代理人和，所有将您指定为他们的审批代理人的指定情况。从上图中可以看到，您指定用款申请由甄妮代您审批。
• 需要注意的是，由于为了避免循环指定审批代理人，所有的审批代理只支持一级代理。
• 要取消某种办公申请的审批代理只需要点击该行代理信息最右边的删除按钮即可将该种申请的审批代理取消。要为其他的申请指定审批代理人只需要点击增加其他类别代理人按钮进入指定审批代理人页面即可进行：

• 首先在申请类别列表中选择要指定的申请类别，已经指定的申请类别不会出现在这个列表中，因此要修改已有的审批代理人，您需要先将其删除，然后重新指定。
• 选择人员的方式可以按部门或职位两种方式进行：指定选择人员的方式之后，您还可以通过具体的部门或职位来过滤人员，最后在代理审批人列表中选择一个要指定的审批代理人，之后点击确定即可完成指定过程。

办公事务登记

• 用车、车辆维修、公务接待、会议室安排、办公用品领用等事项申请审批同意并处理后，需进行相应类别的登记。进入办公事务登记可在“审批登记”菜单中点击“事务登记”。显示办公事务登记列表。
• 办公事务登记模块包括对日常办公事务的申请自动登记和非申请的手工登记两部分。申请的自动登记指，审批同意的各类办公申请。手工登记指，没有提过申请，但需要登记的各类办公事务。

• 在办公事务登记列表中，可以根据申请时间、登记状态、申请类别来查找相关记录。其中，当登记状态为待登记时，所操作的记录为已审批通过且未登记的申请记录。
• 点击列表中某一申请单后的【】可进入申请自动登记界面，点击审批情况的链结，可查看此申请记录的详细信息和审批情况，如下图：

• 当登记状态为已登记时，所操作的记录为已登记的记录，时间查询为登记时间。其中，在已登记的记录的界面，可以选中已登记的记录，再点击“取消登记”，则选中的记录被取消登记，成为待登记记录。点击【】，可对已登记的信息进行修改。（注：手工登记的记录，可对明细信息增、删、改。自动登记的记录明细信息只能修改，车辆维修除外。自动登记的记录将显示其对应的申请单序号，手工登记则不显示）
• 用车申请自动登记如下图：

根据申请单内容进行登记，起始时间、截止时间和是用车辆明细中的行车里程数、补贴金额、夜班补贴金额可按实际情况进行修改，修改完毕后点击“保存”，将次记录登记至数据库。

• 办公用品自动登记如下图：

根据申请单内容进行登记，事由和领用数量可按实际情况进行修改，修改完毕后点击“保存”，将次记录登记至数据库。

• 公务接待自动登记如下图：

根据申请单内容进行登记，事由和接待明细可按实际情况进行修改，修改完毕后点击“保存”，将次记录登记至数据库。

• 会议室使用自动登记如下图：

根据申请单内容进行登记，事由、起始时间、截止时间可按实际情况进行修改，修改完毕后点击“保存”，将次记录登记至数据库。

• 车辆维修自动登记如下图：

根据申请单内容进行登记，维修日期可按实际情况进行修改，必需添加维修明细，点击“新增修理项目”新增维修明细，修改完毕后点击“保存”，将次记录登记至数据库。

• 在登记列表页面中，点击‘手工登记’，可以手工登记某一类别（用车、会议室、办公用品领用、公务接待、车辆维修）的信息。
• 手工登记用车信息：如下图，其中用车人，用车事由，用车路径，起始时间，截止时间，和使用车辆明细为必填，车辆明细可以为多条，点击“新增车辆明细”按钮，增加车辆明细，在新增的车辆明细中，“车号”和“主车人”为必填。如果需要增加附件，点击“新增附件”可增加附件记录，附件可增加多个。（默认登记人，为当前操作人）

• 手工登记会议室使用信息

如下图，其中申请人，起始时间，，截止时间，和会议室为必填。选中会议室，点击“显示预定情况”可以显示该会议室的预定信息。

• 手工新增办公用品领用登记：如下图，申请人，和申请明细为必填，点击“选择办公用品”按钮，在弹出的窗口中选择办公用品。其中领用数量不能小于“0”。

此页面中，点击【】弹出办公用品选择窗口可选择办公用品。

• 手工新增公务接待登记：如下图，申请人，接待明细为必填，选择“公务接待项目”，点击“增加项目”按钮，增加相应的接待明细。

此页面中，点击【】可增加相应的办公事务接待项目。

• 手工新增车辆维修登记：如下图，申请人，申请事由，车号，维修日期，维修明细为必填，点击“新增修理项目”按钮，可新增多条维修明细。在每一条维修明细中，维修项目和维修费用为必填。

办公事务打印

本系统为部分办公事务提供了相应的打印功能，目前可打印如下单据报表：车辆维修登记表、接待住宿登记表、接待用餐登记表、领（购）物费用登记表。

办公事务申请类别维护

• 系统管理人员可以根据本单位的实际情况，在此自定义有关的申请类别，然后即可在‘审批流程设置’模块中定义相应的审批流程。

• 申请类别包括两类：一类是系统内定的类别，这些类别不能被修改或删除；另一类是用户自定义的类别，这些类别可以修改或删除，但是如果某个类别已经定义了审批流程或已经产生了申请单据，则该类别不能被删除。
• 点击【增加】可增加新的申请类别。
• 点击【删除】可删除已被选中的类别。
• 点击某一类别的‘名称’，可修改该类别的名称及其说明。