辦公自動化系統的模塊和功能: 組織機構

組織機構

辦公自動化組織機構模塊圖

• 組織機構是OA 辦公自動化系統的基礎架構之一，系統的任務分配、審批流程等均需要依賴於組織機構的信息。
• 可根據需要建立適合自己的多層組織結構，定義組織職能和組織關係，進行人員配置，設置人員權限，管理人員信息。部門、人員的組織層次、角色、權限都可以任意劃分，可以靈活的實現組織與部門的重組。
• 建立單位的組織機構體系，為單位的成員指定所屬的部門、職位。

組織機構功能

系統權限設置和管理

• 基於用戶的權限管理
• OA 辦公自動化系統採用標準RBAC模型，即「用戶-角色-權限」的權限管理辦法，不同的用戶對應不同的用戶角色，而每個用戶角色又有其相應的使用權限。一個用戶可以對應一個角色（如系統管理員、普通用戶），一個角色可以對應多種權限。
• OA 辦公自動化系統的用戶按照權限大致分為兩大類。
• 系統管理員：此類用戶由客戶指定的人員擔任，主要對系統的後台管理進行操作和維護，包括系統基本配置管理，基礎服務管理、信息的錄入和維護、報表的設定管理等功能。
• 普通用戶： 此類用戶包括公司的不同層次所有領導和員工。該類用戶主要使用系統提供的管理前台功能，包括信息閱讀、查詢檢索、報表填寫查閱、交流、協作辦公、個人工具等功能。
• 基於特定需要的權限管理
• 除了系統的角色權限外，OA 辦公自動化系統在許多地方設定了的特定許可模式，這些模式不會增加工作的負擔（因為可以完全不去設定這些許可模式，不影響使用）。
• 特定許可模式常見的有：按項目組、按部門、按小組、按目錄、按分配對像等。
• 系統管理員可對角色、目錄、模塊功能的授權以及權限檢查，應用模塊本身不再直接處理這些功能，因此可以更專注於應用功能。
• 模塊管理員特權：系統設有模塊管理的定義，允許定義特定的模塊管理員，以減輕系統管理員的負擔，另外，在某些情況下，模塊管理員可以更好地管理模塊內的事務，例如人事管理模塊，由人事部經理來管理，顯然比由IT部的系統管理員來管理更好。

部門管理

• 制定企業的組織架構，指定架構各級的負責人（經理）。
• OA 辦公自動化系統支持使用企業的組織架構來設計流程、創建文件庫、指定作業對像等設計，可極大提高系統的靈活程度。
• 例如，用款申請需要財務經理審批，可直接指定財務部負責人，無需要指定具體的經理人，這樣，即使成員發生職務調動，也不會影響流程的正確執行。

成員管理

• 管理系統成員的資料，系統成員資料主要包括：登錄名、密碼、姓名、性別、所屬部門等
• 後台的系統成員用戶由系統管理員註冊，由系統管理員賦予相應權限後方可登錄進入系統
• 系統管理員有權添加、刪除系統成員，也可屏蔽系統成員使用權限
• 會員可自行維護個人註冊信息，可對個人註冊信息進行修改和刪除，如遺忘密碼可在線查詢密碼。

基於角色的管理

• 當企業設定了一個項目後，參與這個項目的至少會有好幾個部門，包括財務部門、市場部門、行政部門等等。
• 不同職能部門的成員因為某一個項目而組成團隊，項目經理則是項目團隊的領導者，因此項目團隊是一組跨部門的成員集合。
• 項目團隊的建立，可有效避免多個部門之間的工作協調問題。在OA 辦公自動化系統系統中，項目團隊也也可作為一個可管理的對象集合。

成員集合

• OA 辦公自動化系統提供成員集合功能，以便進一步提高各項工作分配對象的靈活性。
• 成員集合是一種命名的成員集合，例如，可以命名一個「驗收小組」，並為該小組選擇一些成員，以後，在項目流程、工作流程、審批流程中，就可以使用該小組作為分配對象。