辦公自動化系統的模塊和功能: 業務流程

業務流程

辦公自動化業務流程模塊圖

• OA 辦公自動化系統採用升藍工作流組件，用戶只需填寫有關表單，系統會按照定義好的流程自動往下跑，下一級審批者將會收到相關資料，並可以根據需要修改、跟蹤、管理、查詢、統計、打印等，大大提高了效率，提升了公司的核心競爭力。
• 工作流管理系統是一個真正的「人-機」系統，用戶是系統中的基本角色，是直接的任務分派對象，他可以直接看到電腦針對自己列出的「任務清單」，跟蹤每一項任務的狀態，或繼續一項任務，而不必從一個模塊退出，進入另一個模塊，搜索相應任務的線索。
• 工作流管理是直接面向用戶的。這樣，用戶的任務分派和任務的完成狀態，可以被最大程度地受到優化。
• 工作流的定義借助於圖形化工具，依照業務過程實例的情況定義相應工作的安排。

業務流程功能

業務流程重組的應用

• 關鍵業務流程：項目、任務、訂單、報價處理、採購處理、合同審核、客戶電話處理、供應鏈管理等
• 行政管理類:出差申請、加班申請、請假申請、用車申請、各種辦公用品申請、購買申請、日報週報等凡是原來手工流轉處理的行政表單。
• 人事管理類：員工培訓安排、績效考評、職位變動處理、員工檔案信息管理等。
• 財務相關類：付款請求、應收款處理、日常報銷處理、出差報銷、預算和計劃申請等。
• 客戶服務類：客戶信息管理、客戶投訴、請求處理、售後服務管理等管理等。
• 特殊服務類：ISO系列對應流程、質量管理對應流程、產品數據信息管理、貿易公司報關處理、物流公司貨物跟蹤處理等各種通過表單逐步手工流轉完成的任務均可應用工作流軟件自動規範地實施。

工作流程控制

• 許多公司採用紙張表單，手工傳遞的方式，一級一級審批簽字，工作效率非常低下，對於統計報表功能則不能實現。
• 在OA 辦公自動化系統中，用戶只需填寫有關表單，系統會按照定義好的流程自動往下跑，下一級審批者將會收到相關資料，並可以根據需要修改、跟蹤、管理、查詢、統計、打印等，大大提高了效率，提升了公司的核心競爭力。
• 工作流程主要應用在：項目、任務的分類指定該項目或任務的工作流程。
• 根據企業的管理策略，可實施自動分配工作流程，即預先定義好工作流程的適用範圍，以後制定此類項目或任務時，自動分配定義好的工作流程，無需要每個任務一一指定流程。
• 例如：為採購任務創建三種流程：設備採購流程、辦公用品採購流程、生產物資採購流程，今後在創建採購任務中，系統可自動根據相應的屬性，指定合適的流程。

訂單處理流程控制

• 訂單流程控制從訂單的輸入開始，跟蹤訂單的執行情況，每筆訂單均有專人負責。
• 訂單流程使用工作流程控制技術，做到每一件業務、事件處在每一時間階段均有專人負責，系統自動跟蹤負責成員的任務和進度。
• 訂單的流程可由用戶制定，通常包含：產品報價、訂單制定、合同制定、生產計劃、出貨交付、貨款回收、後續服務、客戶關懷等。

技術領先的流程自動化組件

• 辦公自動化系統內置升藍軟件自主開發的多節點流程控制組件，是目前同類產品中功能最好的工作流引擎，幫助企業實現業務流程重組，全面實現工作流程和審批流程自動化。
• 工作流程就是一組人員為完成某一項業務過程所進行的所有工作與工作轉交（交互）過程，企業的所有的業務過程都是工作流，如項目、任務、訂單處理、投訴處理、採購、業務、申請、審批等。工作流程通常由發起者（如文件起草人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發出文件、歸檔、批准）。
• 升藍的工作流程系統可實現兩種應用模型——審批流程、任務過程管理等，這兩種模型涵蓋了企業的所有業務流程應用。
• 審批流程主要應用於各種辦公申請、事略審批、公文流程、合同會簽、立項審批等審批流程。
• 工作流程主要應用於各種項目流程、任務流程、業務處理流程、生產流程等各種事務流程。
• 升藍的工作流程系統實現三種應用模式：自定義流程、預定義流程、固定流程，滿足企業的不同流程處理的需要。
• 升藍的工作流程系統採用流程模板制定，可方便批量地快速佈署和實施。
• 升藍的工作流程系統支持多種方式指定對象，可使用絕對對像和相對對象，在定義和實施中具有非常方便高效的意義。
• 升藍的工作流程系統支持會簽功能，支持多節點和多線程，在流程中支持使用子程序。
• 升藍的工作流程系統以上幾種特性，大部分都是升藍軟件獨創的、業界同行同類軟件所沒有的特性。
• 升藍工作流程自動化的充分協調組成工作流的人員、資源、事件、狀態，推動工作流的發生、發展、完成，實現全過程監控。不僅管理工作流全過程的所有信息和操作，而且還可主動推進工作流程的實現，如及時地自動收回或賦予不同人員的操作權限、主動提示和催促工作人員實現某一階段的處理，從而整體提高工作流處理的效率。

工作流程的主要應用

• 項目辦理流程
• 工作任務流程
• 交界任務流程
• 訂單處理流程
• 採購處理流程
• 變更流程
• 客戶服務流程