KBS知識管理系統功能介紹

升藍知識管理系統框架

升藍Kbs知識管理系統的應用框架可分為三個層次：功能定義、功能分解、功能實現。其中功能定義包括三個部分，分別是知識資產清點、知識資產編目、流程管理。功能分解包括六個主要部分，分別是知識資產採集、知識資產傳遞及利用、知識資產創新、教育培訓、效益分析和知識資產保護。（系統應用框架見後）

系統主要功能說明

知識資產定義

知識資產定義是升藍Kbs整個知識管理策略的關鍵部署，提供了一個能夠高效率實施知識創建、共享、創新和協作所需基本要素的集成平台，具體包括功能強大的知識清點工具、內容編目工具、流程管理工具，能夠管理個人、團隊信息與活動的知識門戶和應用集成工具包，具有專門技術定位、用戶情況概要和協作流程管理功能，是升藍Kbs公司關於「人」（專門技術地點）、「地點」（門戶）、「物」（內容目錄）在內的全面知識管理策略下的企業知識管理的門戶。

知識資產清點

要通過知識管理促進企業白領階層生產率的提高，首先必須清點企業內部的知識資產。這種知識清點的對象是全體職工和數據庫。因為企業內部的知識資產，一部分存在與職員的頭腦中，而銷售信息等數字類的知識則主要存在於計算機的數據庫中。如果實驗報告等以紙的形式保存在圖書館裡，它們也是檢查的對象。

通過這種知識清點，企業內部什麼樣的知識分佈在什麼地方也就一目瞭然了，同時也能瞭解公司內缺少的知識是什麼。由此便可繪製知識圖使企業內部的知識狀況清晰可見。

接著，參考已作好的知識圖把掌握著重要知識的人挑選出來組成專家網。這些人被登錄在企業的專家網絡圖內，允許最終用戶容易地發現和獲取與某一主題相關的信息和應用，確切知道組織機構內與該主題相關的行家裡手的所在位置，並能有關咨詢。現在已經出現了這樣的嘗試。進入公司的年輕的職員有工作熱情，但是缺乏經驗和人際關係網，但是以正退出第一線的為數眾多的一代人為核心的職員卻擁有豐富的經驗和人際關係網。雙方利用電子郵件和電子會議方式進行知識傳遞。而且，專家還可以包括退休人員和各種專家、消費顧問等，不一定非是公司職員不可。

這樣，通過知識清點繪製出的知識圖和專家網絡圖將作為整個知識管理的主要線索。

知識資產編目

內容編目工具能夠根據標題、主題等主要檢索方式對文本資源建立全文檢索、編製類目，同時根據新的內容和使用情況自動地進行更新和維護。容許最終用戶能夠通過興趣、任務和工作重點等多種檢索方式組織管理個人和團隊的知識資產。

流程管理

工作流自動化和規範化在知識管理中扮演著重要角色，它在在以下兩個方面尤其適合於知識管理的需要，一是知識創新和採集，另一是知識發佈。例如，在知識創新和採集方面，你也許需要投入很多精力來整理來自競爭對手的信息，因為採集到的信息需要專家進行分類、分析和過濾以後，才能作為有價值的知識被廣泛使用，而工作流自動化能夠使這些週期性的日常事務更快、更有效地完成。我們可以設想一個協作工作組，這個工作組在工作過程中創造了許多知識，我們可以運用工作流自動化，把指派任務、任務跟蹤、通知和情況匯報等職責流程都通過工作流實現，這對增強和管理工作組的知識創新都有十分重要的作用。

第二方面是知識發佈，以簡單的Web出版為例，它完全不同於書面出版要求內外部文檔、新資源、項目名冊和進度表都需要編入索引，轉換成普通Web形式，這個出版鏈也許包括多個部門之間的工作協調。因此，工作流電子化、規範化能夠把這些日常任務串連起來流程化，有效加快流轉速度。

知識資產採集

知識資產採集可以把各種各樣的信息資源，如電子資源，紙介質資源，語音資源和數據庫數據等收集到數據倉庫內進行分類整合，使之能夠為眾人共享。

它主要從以下兩個方面獲取知識，一是對企業現有知識的採集，另一是來自對「隱性」知識挖掘和捕獲。例如，通過把企業現有研究資料、客戶資料、競爭對手資料收集並創建文件然後輸入知識倉庫進行知識加工；第二方面，通過對創新、教育培訓等過程的跟蹤、調查得到用戶的反饋，從中提取出對企業有意的知識並錄入知識倉庫進行知識加工。知識的加工處理就是指對知識進行分類、分析、整理和提煉，形成對組織有價值的知識。

電子資源採集

電子資源採集包括企業內部的異構數據庫、項目文檔、外部Internet資源等。

異構數據庫資源採集

異構數據庫資源採集主要是指，通過對.Net文檔數據庫的導入及Sybase、Oracle、SQL等異構數據庫的查詢操作，獲得所需的文檔和數據，然後利用語意分析和數據挖掘等分析手段，提取有用的信息和知識的過程。

項目文檔資源採集

文檔是企業至關重要的資產，對此幾乎沒有人會提出爭議。隨著Internet標準的廣泛採用，為跨機構、跨地域的文件訪問與協作提出了空前的要求，同時它作為知識載體普遍從在於企業各個角落。如何在滿足企業對分佈式環境下跨部門協作的文件管理的同時，實現從文檔中發現所包含的顯性知識是升藍Kbs知識管理的基矗因為，這正是Lotus Domino/.Net在文檔管理方面的獨到之處。

WWW資源採集

通過，可將Internet信息資源融匯於系統中，為本系統提供了巨大、廣泛的信息資源。根據企業知識官（CKO）的定義，通過接入Internet，自動採集所需要的WWW信息，進行分類管理，並提供給局域網內部其他用戶瀏覽使用；可實時或定時地自動更新Internet獲得的WWW信息，提供對信息的全文檢索和訪問的權限控制等。

其他資源採集

其他資源採集主要是指，對於象語音、圖像等不同媒體資源的採集。

知識資產的傳遞利用

與其他資產不同，知識不具獨佔性，即把你的知識傳送給別人後，你還擁有這種知識；甚至通過互動，你的知識還會增加。在這一問題上，知識與貨幣有相似之處---只有流動起來，人類的知識才會不斷豐富，從而發生價值增值。相反，如果知識像一潭死水一樣不進行流動和更新，那麼很可能對組織的發展毫無用處。知識還帶有主觀色彩，即對一個人毫無價值的東西，對另一個人卻可能是寶貴的。對於一個組織來說，通過知識的傳播與共享，就可以使組織的知識增值。

知識搜索

搜索有主、被動之分。主動，指搜索引擎。被動，指按分類導航查詢。搜索範圍包括Internet和Intranet。其結果是從一點可以訪問多種數據存儲，企業可以連續的訪問內部和外部數據，提高公司和商務合作夥伴的通信，增加現有知識員工的工作有效性和參考資料的範圍。

訂閱、推薦

知識訂閱是指容許最終用戶按照興趣、任務和工作重點等多種方式主動訂閱知識，他將定期按時得到有關這些類目的所有最新知識，並且可根據需要及時地更換訂閱內容或退頂某些內容。

知識推薦是指企業知識官（CKO）根據知識庫中被閱讀頻度較高的知識，把文章推薦給相應的興趣組的一個過程。

內部刊物

實現企業內部知識和信息的傳遞，它不同於知識推薦之處就在於它更強調了企業的管理行為。包括有關企業活動的新聞、事件、報告、演講和各種活動通知。這項內容每週更新一次，在事情較多時更新更為頻繁。

外部傳播

建立與客戶的良性互動，在項目運行中，重視與客戶共同工作，共同學習，花大力氣挖掘客戶隱含的關鍵性知識知識，協助他們編碼化，以實現企業內部經驗與知識的共享；發現和培育客戶方的增長型人才，以協助企業實現內涵式增長。

注重咨詢工作的動態性，除完成咨詢報告外，同時以推薦管理經驗、聯繫培訓、推薦專家等方式使客戶接觸新知識，幫助客戶與專家及研發機構、信息機構建立關係，協助企業建立與形成相關的知識網絡。

公告

一種及時更新、便於維護的建議，小經驗等信息的「張貼白板」。

知識資產創新

這是知識管理的最終落腳點。知識只有作用於實踐，才能給人們帶來價值。同時，也只有通過在實踐中的不斷揚棄，知識才能不斷更新，適應人類改造世界的需要。一個組織能否充分利用組織的知識，能否不斷地創造出新的知識，進行知識更新，將是其能否成功的關鍵因素。而人信息技術的突破和不斷完善必將為知識的使用打開前所未有的局面。

電子論壇

簡單說來，電子論壇能夠正確關聯「內容」與「人」，提供一個把人和內容緊密結合在一起的虛擬協作場所，在這個協作場所中，一方面最終用戶可以很容易地獲取所需的知識，很快地與專家交流，而無論這些知識和專家位於何處，只要能夠通過網絡相連，他們都共同置身於虛擬的協作環境中，實現高效率的協作，充分利用企業知識和專家豐富的經驗從容應對緊急事件。

另一方面，在存在時差和空間距離的情況下，可通過個召開電子會議來實現異地項目協作，提高各項目成員的工作效率。

在這樣一個積極而又坦率的協作場所內，人的知識不斷膨脹並產生新的想法，因此知識得到迅猛得發展，進而產生創新。

BBS

可以在公告欄上發佈公司的規章、業務操作規範、業務經驗等，讓公司員工都能夠及時瞭解公司的運作情況，吸收公司的共同經驗和知識。BBS是一個更廣意義上的討論區，員工可以在BBS上討論各種問題，或者是對某些問題發表看法。BBS提供了一個展現各種思想的舞台，這使得員工能夠借鑒別人的想法和知識，利用交叉的知識來達到自己的目標。

教育培訓

作為用於實現知識管理策略的工具之一，能夠通過有效手段培訓員工，提高員工素質，共享企業內部有用信息和經驗。其核心思想是：將知識直接作用於提高企業產量、效率和競爭力。

課程安排

知識圖製成後，一方面公司內什麼樣的職員掌握了什麼樣的知識，他們希望向什麼方向發展，這些將變得越來越清楚。另一方面公司內的薄弱環節和知識不足部分便暴露出來。這就需要通過從外部引進經驗、進行教育研究等方式來加以彌補。今後，在把職員培養成知識工作者方面，教育和培訓是極為重要的。

教室學習

「上課」的地點。學生在其中由老師執導進行學習，更重要的是教室是一個討論的園地，創造一個包括教師在內的討論氛圍。

教育評估

開設課程的教師在其中對參與該課程的學生進行評估，根據學生的作業成績、考試成績等。

效益分析

該系統通過對知識管理具體過程（例如，利用、創新、教育）的被動跟蹤和主動調查，進行統計和分析後得出例如，什麼樣的知識對企業是有用的重要的，知識的創新來自哪裡、教育計劃的實施效果如何等這樣一些量化的指標，實現對於企業知識資產這一無形資產的評估。將其作為CKO分析知識的利用率和創新評估的重要依據之一。

知識跟蹤

收集知識資產的利用過程當中或之後的影響或結果。

實際效益貢獻評價

實際效益貢獻評價主要指知識資產作用於企業商業運營過程之後，所產生的實際貢獻的定量指標評估。

知識資料價值評價

知識資料價值評價是指在知識庫的維護過程當中用於評估某一知識資料在增進知識的積累、增進知識的內部共享和外部交流程度三個方面的定量指標。

創新統計評價

創新統計評價是指通過對一個創新被動跟蹤和主動調查之後的出它對專業人員能力、內部結構能力、外部結構能力三個方面的影響。

專業人員能力：是指專業人員在各種情況下創造有形資產和無形資產的能力。

內部結構能力：包括專利、概念、模型、計算機系統和行政管理體系待，是由員工創造而由企業所擁有。此外，企業文化或企業精神亦屬內部結構能力。

外部結構能力：是指企業與客戶和供應商的關係，以及商品名稱、商標和企業聲譽或形象等。

創新激勵機制指標

創新激勵機制指標是指依據創新統計評價的結果，為幫助企業在實施激勵機制時提供的一些量化指標。主要目的就是鼓勵員工寫下自己瞭解的東西，並把所生文件存入電子數據庫。

知識保護

專有知識資產

專有知識資產保護是指，對企業的知識產權、專利產品、商標、客戶資料等知識資產的管理。

用戶管理

在這個子模塊中可以新增用戶，設置用戶訪問權限，查詢用戶基本信息。

安全管理

安全管理主要有兩個方面，一是應用級安全，第二是操作系統級安全。

從應用級來講知識共享並不意味著所有知識和所有用戶都是均等的，通常情況下，知識創新首先是由某個知名的、可信賴的團體集本討論或是由研究人員提出的某種創意，然後才廣泛地與他人共享。該系統提供了靈活的安全機制，在同一數據庫中的不同文檔，甚至是同一文檔中的不同部分都可以用不同的密級進行安全保護，從而能夠很好地保護小組、部門或整個公司的文化和動態。

從操作系統級來講在網絡上運行的應用，其數據安全性要求是必然的，因為應用級安全防範並不能防止操作系統級的入侵。特別是在網絡聯入Internet網的情況下，更要強調內外網間設置訪火牆限制外部的訪問的重要性。