知识管理系统的模块和功能: 文档管理

文档管理

文档管理模块图
知识管理文档管理模块图
  • 文档管理是存储企业电子数据的基础,它可以让所有的知识文档在同一个平台上运作,在一个中央数据库中统一存储和管理各种信息和现有业务。
  • 在文档管理模块中,可以轻松创建,存储,搜索你需要的文档(合同,方案书,产品说明书等任何可以以文字表达下来的信息),并组织创建企业整个的知识管理库。
  • 文档管理还可以管理公司的内部网站和外部网站,并可设计灵活多样的信息门户。
  • 文档管理还提供多种知识管理工具以提升企业对知识的分享、积累、创新和利用。
  • 文档管理是对组织机构中的各类电子文档实现统一存储和管理,支持加密、权限定义、分类定义。
  • 全文检索功能使查找文件更加方便快捷,工作效率明显提高。
  • 文件的流通流转更加便捷,员工间文档的协作更加方便。
  • 降低纸质文档的依赖,节省文档管理的成本。
  • 重复利用历史的文档,发挥知识财富的价值。
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文档管理功能

文档管理功能

  • 集中管理文件,加速企业的知识积累,文档更加安全。
  • 员工可以不限时、不限地访问文档库,获取急需资料。
  • 文件分类:可以根据企业的管理要求,建立不同的文件类别以存放相关的文件。
  • 文档权限:文件的上传、阅读、删除都可以有严格的权限设置,目录可以使用继承权限,也可以对单一目录指定权限。
  • 文件格式:支持所有的文档格式,系统内部支持对PDF、WORD、EXCEL、POWERPOINT、HTML、TEXT、RTF等常见文件格式进行信息摘要处理(全文检索处理),支持在后台生成PDF和Word。
  • 文件上传:可以单个文件上传,同时支持批量文件上传或使用包上传,方便企业海量文件的批量上传。
  • 文档发布:相关人员可对在授权范围内的文档目录进行相应的发布管理操作。
  • 文档查询:成员可以在授权范围内的文档进行在线搜索、浏览。
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按目录分配权限

  • 成员的基本使用权限由角色权限决定,此外,KMS 知识管理系统还支持使用目录权限进行权限控制,实现更细化的安全权限要求。
  • 使用目录权限可进一步灵活地设置文档的权限。
  • 目录权限支持子目录继承主目录方式。
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文档加密功能

  • 支持对重要的文档进行加密,知识管理系统提供三种加密应用方式,确保企业的关键资料的安全:
  • 第一种是信息指纹,此方式不对文档的内容进行加密,只对文档的完整性进行加密校验,确保文档是有效的版本,主要用于合同、签字认可的文档、规章制度等,保证任何人无法对文档做出任何改动。
  • 第二种是内容加密,此方式对文档的内容进行加密,阅读文档需要特定的密码,保证公司的机密文件不会泄漏。
  • 第三种是透明加密,此方式加密对用户是透明的,系统内的用户可正常阅读文档,文档离开服务器后无法打开(如果用户将文档下载到个人电脑或传到外面,文档将无法打开)(此功能只支持服务端PDF文档)。
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部门文件库

  • 提供部门文件库功能,部门内的文档可放在部门文库库中共享,提高部门内的文档的共享水平。
  • 部门文件库可设置部门管理员,由部门管理员负责本部门文件的管理。
  • 部门文件的目录还可以分配具体的权限,也可以设置为共享。
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网络硬盘

  • 提供个人文件库功能(俗称网络硬盘或网络U盘),个人文件可在私有或共享的方式存放在个人文档库中。
  • 个人文件库可分配使用空间。
  • 个人文件库的目录可以设置为共享。
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多种方式权限定义

  • 文档管理有灵活具体的操作权限控制,确保重要文档被正确的人使用,保障机密文档的安全。
  • 成员的基本权限由角色权限决定,此外,KMS 知识管理系统还支持使用组合权限进行权限控制,实现更高的安全权限要求。
  • 升蓝KMS 知识管理系统支持组合权限分配方式有:按目录、按职务、按部门、按项目小组、按小组、按相对关系、按绝对关系、按作者等各种属性来定义权限。
  • 可按多种方式指定授权许可,进一步提高系统的灵活性,同时使系统的维护设置更方面,您可以选择最简便的一种方式指定即可,极大地减轻设置的工作量。
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公文审批流程

  • 发文收文:发文起草、发布来文登记的功能,通过系统提供的在线编辑、附件上传功能可以与其它文档编辑工具进行结合。
  • 公文办理:根据预先设置的公文办理流程,实现公文的过程的流程控制,支持多种流程模型,支持会签、退签、修改后续流程等操作,可满足了各种复杂的公文办理流程的要求。
  • 催办跳转:对于超过办理期限或需特殊办理的公文,可以进行发送催办通知、邮件,跳转操作等功能实现,对于办理流程的跟踪检查、特殊流转的要求。提高公文流转办理的工作效率。
  • 归档销毁:通过与系统文档管理的连接,对于已完成流转办理的公文,可以进行相应的归档、销毁操作。

支持标准文档格式和Office在线编辑控件

  • 在企业内部各种格式类型的文档应用越来越广泛,升蓝KMS 知识管理系统提供对标准文档格式的广泛支持,实现对于办公文件的统一编写、发布、流转、归档、版本控制、在线调阅、权限管理。
  • KMS 知识管理系统系统支持Office文档(Word、Excel、Powerpoint)文件格式的在线编辑,在线编辑无需将文件下载到本地即可编辑,并可实现痕迹保留、电子勇等特殊功能。
  • KMS 知识管理系统系统支持在服务端生成Pdf文件格式,并实现PDF文件的加密、文档内部权限、签字盖章和CRC校验,在正式公文场合(如合同、制度),PDF文件比Office文件具有更高的安全性。
  • KMS 知识管理系统系统支持Office文档(Word、Excel、Powerpoint)、PDF文件、纯文件文件、Html、Rtf等常见文件格式的全文索引和全文检索。
  • KMS 知识管理系统系统支持多种图片文件的服务端处理。
  • 极大加强了公司内部档案信息的管理,为用户实现知识性管理提供了必要条件。可充分实现内部信息资源最大程度的集中共享。

灵活可靠的权限控制组合

  • 企业信息一般会涉及单位机关的机密,而且不同的成员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的,因此可靠安全性控制功能是系统得以投入使用的先决条件。
  • KMS 知识管理系统的权限设计功能非常复杂,但应用起来却非常简单,系统的基本权限是基于角色的权限,管理员只需分配用户的角色即可完成权限的分配。
  • 企业的应用需要更复杂的权限机制,为了实现更复杂的权限定义,知识管理系统在具体的模块和功能上,可以使用部门、项目组、成员、职务、相对职务关系(如上下级关系)、小组、作者等多种方式定义权限,这些权限可以合并组合使用,满足企业对权限安全的更高要求,同时也更方便管理员操作。
  • 此外,知识管理系统采用采用多种数据加密、操作日志、数据备份、防病毒、防入侵技术或方法(详细请参阅《技术规则》),为企业信息的安全提供了有力保障。

支持SharePoint模式的文档控件

  • 支持 Office SharePoint 的文档控件, 实现Office文档在线编辑,
  • 也可使用文档模板, 实现 Office 文档在线创建,
  • 需要安装 Office SharePoint 组件, 在安装 Office 时默认安装模式中已包含 Office SharePoint 组件
知识管理系统的模块和功能: 文档管理
摘 要
知识管理系统,文档管理系统,项目变更文档,KMS文档,BPM文档,EAM文档,EIP文档,HRM文档,文档手写签名,网站设计文档,E-Business文档,scm文档,oa系统管理,供应商关系管理,管理的小故事,企业知识管理,软件 项目 管理,软件工程管理,深圳业务流程管理,易经与管理,物流供应链管理,知识资产管理
位 置
软件目录 > 知识管理 > [KMS-系统功能] KMS模块: 文档管理
索 引
知识管理系统,KMS,管理系统,文档管理系统,文档,文档管理,知识管理
日 期
创建日期: 2008-10-10 | 更新日期: 2010-06-24
Knowledgebase Management System
KMS 知识管理系统

KMS模块: 文档管理

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