办公自动化系统的模块和功能: 文档管理

OA系统模块 文件管理

文档管理

办公自动化文档管理模块图

• 文档管理是存储企业电子数据的基础，它可以让所有的知识文档在同一个平台上运作，在一个中央数据库中统一存储和管理各种信息和现有业务。
• 在文档管理模块中，可以轻松创建，存储，搜索你需要的文档（合同，方案书，产品说明书等任何可以以文字表达下来的信息），并组织创建企业整个的知识管理库。
• 文档管理还可以管理公司的内部网站和外部网站，并可设计灵活多样的信息门户。
• 文档管理还提供多种知识管理工具以提升企业对知识的分享、积累、创新和利用。
• 文档管理是对组织机构中的各类电子文档实现统一存储和管理，支持加密、权限定义、分类定义。
• 全文检索功能使查找文件更加方便快捷，工作效率明显提高。
• 文件的流通流转更加便捷，员工间文档的协作更加方便。
• 降低纸质文档的依赖，节省文档管理的成本。
• 重复利用历史的文档，发挥知识财富的价值。

文档管理功能

文档管理功能

• 集中管理文件，加速企业的知识积累，文档更加安全。
• 员工可以不限时、不限地访问文档库，获取急需资料。
• 文件分类：可以根据企业的管理要求，建立不同的文件类别以存放相关的文件。
• 文档权限：文件的上传、阅读、删除都可以有严格的权限设置，目录可以使用继承权限，也可以对单一目录指定权限。
• 文件格式：支持所有的文档格式，系统内部支持对PDF、WORD、EXCEL、POWERPOINT、HTML、TEXT、RTF等常见文件格式进行信息摘要处理（全文检索处理），支持在后台生成PDF和Word。
• 文件上传：可以单个文件上传，同时支持批量文件上传或使用包上传，方便企业海量文件的批量上传。
• 文档发布：相关人员可对在授权范围内的文档目录进行相应的发布管理操作。
• 文档查询：成员可以在授权范围内的文档进行在线搜索、浏览。

按目录分配权限

• 成员的基本使用权限由角色权限决定，此外，OA 办公自动化系统还支持使用目录权限进行权限控制，实现更细化的安全权限要求。
• 使用目录权限可进一步灵活地设置文档的权限。
• 目录权限支持子目录继承主目录方式。

文档加密功能

• 支持对重要的文档进行加密，办公自动化系统提供三种加密应用方式，确保企业的关键资料的安全：
• 第一种是信息指纹，此方式不对文档的内容进行加密，只对文档的完整性进行加密校验，确保文档是有效的版本，主要用于合同、签字认可的文档、规章制度等，保证任何人无法对文档做出任何改动。
• 第二种是内容加密，此方式对文档的内容进行加密，阅读文档需要特定的密码，保证公司的机密文件不会泄漏。
• 第三种是透明加密，此方式加密对用户是透明的，系统内的用户可正常阅读文档，文档离开服务器后无法打开（如果用户将文档下载到个人电脑或传到外面，文档将无法打开）（此功能只支持服务端PDF文档）。

部门文件库

• 提供部门文件库功能，部门内的文档可放在部门文库库中共享，提高部门内的文档的共享水平。
• 部门文件库可设置部门管理员，由部门管理员负责本部门文件的管理。
• 部门文件的目录还可以分配具体的权限，也可以设置为共享。

网络硬盘

• 提供个人文件库功能（俗称网络硬盘或网络U盘），个人文件可在私有或共享的方式存放在个人文档库中。
• 个人文件库可分配使用空间。
• 个人文件库的目录可以设置为共享。